Alle Palm werden mit Anwendungen zur Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Adressen geliefert. Zur Eingabe und Bearbeitung kleinerer Text dient die Anwendung 'Notizen'. Diese oder auch neue Notizen können den anderen Anwendungen angefügt werden, Terminen und Aufgaben können Telefonnummern aus der Adressdatenbank angefügt werden. Kopieren, Ausschneiden und Einfügen werden in allen Anwendungen unterstützt. Jede Anwendung und auch das Gesamtgerät können komfortabel durchsucht werden.
Diese Standardanwendungen werden mit einer durch einfachen Knopfdruck zu startenden Synchronisation, 'HotSync' genannt, mit der mitgelieferten 'Desktop'-Anwendung gleichen Inhaltes auf dem PC oder dem Mac (LINUX-Anwender sind nicht außen vor. KPILOT u.a. helfen hier) abgeglichen. Alternativ kann mit Hilfe von zusätzlich zu erwerbender Software auch mit den handelsüblichen PIMs (PersonalInformationManager, wie z.B. Outlook97/98, Lotus Organizer, ACT! usw.) zuverlässig abgeglichen werden. Dabei wird für jeden Eintrag einzeln jeweils die seit der letzten Synchronisation aktualisierte Version auf beiden Geräten eingetragen. Sind bei beiden Geräten Änderungen vorgenommen worden, kann über eine Grundeinstellung generell entschieden werden, ob die PC- oder Palm-Einttragung gewählt erden soll. Ansonsten trägt das Programmden Eintrag sicherheitshalber doppelt ein. Mit dieser Funktion werden auch zusätzliche Anwendungen und OS-Updates übertragen.
Eine übliche Synchronisation auf einem Palm III dauert ca. 1 Minute. Es kann auch zwischen mehreren PCs und einem Pilot abgeglichen werden, die beigefügte PC-Software läßt dies lizenzrechtlich z.Zt. ebenso zu wie den Einsatz mehrer Palm an einem PC in jeweils getrennten Dateien. Makros für Serienbrieferstellung mit Word und WordPerfect werden mitgeliefert und sind oftmals komfortabler als die Makros der üblichen PIMs.
Ein Spiel 'Giraffe' dient dem Einüben der Schriftzeichen. Ab dem Palm III kann man in der Anwendung 'Willkommen' seine Schriftzeichen auf dem Bildschirm grafisch dargestellt überprüfen.
Ab dem Palm Pilot personal wird die Anwendung 'Kosten' mitgeliefert. Sie dient in einfacher Form der Erfassung von Ausgaben und Reisekosten. Der Transfer auf den PC erfolgt in eine mitgelieferte Excel-Tabelle.
Ab dem Palm III wird eine Zusatzsoftware PocketMirror zur Synchronisation mit Outlook97/98 kostenlos beigefügt. Bei den PocketMirror-Versionen mit dem Desktop 3.0 ist kostenloses Update bei http://www.chapura.com erforderlich, wenn Outlook 2000 eingesetzt wird.
Ab der 1MB-Ausführung wird eine Mail-Anwendung mitgeliefert. Verbreitete E-Mail-Programme (Netscape, Eudora, Outlook-Express [nur V 4.0 und 5.02 ff, nicht die erste Version von 5.0!] usw. ) können unter Begrenzung der jeweiligen Nachrichtengröße synchronisiert werden. Interessant wird die Anwendung dadurch, daß mit Hilfe eines Freeware-Clients (TopGunPostman oder ProxyMail) und eines Modems/GSM-Modems vollwertiger POP3/SMTP-Verkehr möglich wird.
Die Palm 1000 bis IIIx werden mit 2 AAA-Alkaline-Batterien hoher Kapazität betrieben. Überwiegend werden Duracell und Energizer empfohlen. Die Standzeit mit diesen Batterien beträgt bei ausschließlicher Nutzung der Standard-Anwendungen und ohne IR-Empfangsbereitschaft (kann erst sicher abgeschaltet werden ab OS 3.02) 1-2 Monate. Alternativ können auslaufgeschützte NiCD- und NiMh-Akku benutzt werden. Da sie nur mit geringer Kapazität und nur mit 1,2V verfügbar sind, gilt hier eine Standzeit von 1-3 Wochen.Alle wichtigen Infos zum Akkubetrieb finden sich auf Peter Strobel's Palm-Seiten.
Es empfiehlt sich, das für die Version jeweils aktuelle Betriebssystem-Update zu verwenden. Bisher waren alle Updates sprachunabhängig nutzbar. Trotzdem gibt es spätestens seit dem Palm IIIx/V kleine, auffällige Unterschiede in den Sprachversionen, die zu Komplikationen führen könnten.
Die Kalender-Ansicht auf dem 160*160 Pixel großen Bildschirm ist natürlich begrenzt. Die Tagesansicht zeigt die Termine eines Tages auf einer Seite an. Die Wochenansicht zeigt die Termin auf einer Tag/Zeit-Matrix als Balken bzw. ganztägige Termin als Markierung am Datum an. Die Monatsübersicht zeigt nur noch Markierungen für Vormmitag und Nachmittag. Eine Ansicht über Termine + Aufgaben auf einen Blick fehlt aber. Teuer, aber nützlich ist ActionNames von iambic. Ein hierfür zweckmäßiges und preiswertes Tool ist TealGlance von TealPoint Software. Es benötigt als Basis einen häufig bei Palm-Zusatzsoftware erforderlichen Betrriebssystemaufsatz namens Hackmaster von Daggerware. Aufbauend auf Hackmaster ist Daylight Saving Hack 2.0 ein weiteres nützliches Tool, denn es verwaltet Sommer- und Winterzeitwechsel.
Zum Transport und Lesen von Word- und Excel-Tabellen gibt es seit Neuem Dokuments to go von Dataviz. Hier gibt es auch Desktop to go zum Abgleich mit Schedule+ und Outlook97/98/2000. Es können jeweils ein öffentlicher und ein privater Ordner der Anwendung abgeglichen werden.
Für längere Texte hat sich ein Standard herausgebildet, der doc genannt wird. Dazu existieren viele fertige Texte, ganze Bücher und Listen, meist Freeware, sowie einige Anwendungen(Reader) im Free- und Shareware-Bereich. Ebenso gibt es Konvertierungstools für den PC.
Nützliche Tools als Grundausstattung sind Programme zum Freihandzeichnen und, eigentlich unverzichtbar, BackUpBuddy zum dezidierten Sichern und Rückspielen von Dateien. Auch wenn Datenverlust nicht häufig ist, so gibt es doch Situationen (Hardware-Upgrade) und Risken (Handhabungsfehler beim Batteriewechsel, Programmierfehler macht Hardreset erforderlich), die durch BackUpBuddy ohne böse Folgen bleiben.
Es gibt zusätzliche Mailprogramme, die das Empfangen/Versenden mit mehreren Mail-Accounts ermöglichen. Freeware ist ProxiMail, das in Zusammenarbeit mit dem eingebauten Mail sehr ressourcenschonend ist. WWW-Browser sind vielfältig am Markt, manche verkraften Frames, andere Grafiken. Empfehlenswert ist auch die Eudora-Suite von Qualcomm. Hier arbeiten EMail und Browser zusammen wie auf dem PC. Auf dem deutschen Markt angeboten wird nun auch eine speziell an den Palm angepasste Software WebToGo, die wirklich benutzerfreundlich die kompletten Einstellungen des Palm für alle gängigen Mobiltelefone und Telefonnetze vornimmt und ein recht brauchbares, multi-Adressen-fähiges EMail-Programm und einen Webbrowser enthält. Die Grundidee erinnert etwas an das nicht mehr existente ProxWeb. Es wierden aber nur GSM-Verbindungen angeboten, eine Mode,- oder GPRS-Verbindung ist bei WebToGo nicht möglich.
Strukturierte Informationen werden mit einigen Programmen verarbeitet. Ein Quasi-Standard scheint dabei TealInfo zu werden. Die Anwendung selbst ist kostenpflichtig, die meisten Informationsdatenbanken sind kostenlos.
Einen idealen EURO-Umrechner für 2 Währungen und den Euro gibt es hier oder bei der Postbank.
Einige Programme ermöglichen es, auf bestimmten Mobiltelefonen die Telefonbücher zu editieren, das Adressverzeichnis des Pilot zu nutzen oder SMS zu erstellen und zu verwalten. Mit TRIP von http://www.trip.organon.net kann man die Fahrplanauskunft der DB AG und der BVG online nutzen. Es gibt verschiedene VT100-Clients und eine kostenlose BTX-Software.
Eine strukturierte Übersicht über erhältliche Software findet man im deutschen PalmUserForum im Software-Archiv. Im PalmCenter dieses Forums gibt es ständig frische Infos, die Teilnahme an der dort angebotenen Mailing-Liste bringt aktuelle Infos noch schneller. Daneben existieren einige Newsgroups, auch eine deutschsprachige de.comp.sys.handhelds.palm-pilot .
Eine weitere wichtige Site für Soft- und Hardware in USA ist PilotGear. Aber die inländische Lieferanten holen auf. Eigene positive Erfahrungen habe ich mit Palmconsult , Propad und Palmshop. Die 'Kistenschieber' habe meist günstigere Preise, aber selten aktuelle Ware und kaum Zubehör. Support fehlt ebenfalls fast völlig.